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Datum: Donnerstag, 27. September 2018

Artikel: CGM / Walter Zifferer

Bildinhalt: Symbolbild

Bildrechte: KAGes / Kazianschütz

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KAGes: Eine neue Ära in der Stationslogistik

dank integrierter SAP-Materialwirtschaftslösung

Bis 2013 liefen in allen Landeskrankenhäusern der Steiermärkischen Krankenanstaltengesellschaft m.b.H. (KAGes) dezentrale, filebasierte MATEKIS-Materialwirtschaftssysteme. Nach 25 Jahren war die Lösung definitiv ablösebereit und sollte im Laufe der folgenden fünf Jahre einer modernen, integrierten Logistiklösung weichen.  

Da die KAGes bereits in mehreren Fachbereichen SAP einsetzte, wollte man die Logistikanforderungen mit der Einführung der SAP-Module Materialwirtschaft (MM), Apothekenmanagement (APM), Fertigung (PP) und Vertrieb (SD) umsetzen.  

Kritischer Erfolgsfaktor bei der Gesamtablöse von MATEKIS war ohne Zweifel die Umstellung im größten Krankenhaus der KAGes dem LKH-Universitätsklinikum Graz. Um für diesen wichtigen Meilenstein gerüstet zu sein, wurde das neue System bei der Pilotinstallation am Standort Leoben eingehend getestet. Entsprechend des umfassenden Projektfahrplans wurde die alte Software nun bis Mitte 2018 an allen Standorten der KAGes endgültig abgelöst.

Im März 2014 fand der Produktivstart des neuen SAP- Materialwirtschaftssystems am LKH-Univ. Klinikum Graz statt, der eine neue Ära in der Versorgung aller Bereiche betreffend Apotheken- und Materialwirtschaftsgüter bedeutete.  

Das SAP-System unterstützt nicht nur, sondern erleichterte von Beginn an spürbar viele Logistikprozesse und ist aus unserem Gesamtkonzept Logistik nicht mehr wegzudenken – es bietet in vielerlei Hinsicht die Basis für eine funktionierende Supply-chain innerhalb unseres Krankenhauses. Das Ausfüllen und Verschicken der Abfasslisten ist seither Geschichte: Die Anforderung von Waren erfolgt heute effizient in elektronischer Form. Die Materialanforderung auf den Stationen kann nun unmittelbar in der zugehörigen Web-Genehmigung bearbeitet werden. Auch alle nachgelagerten Prozessschritte von der Kommissionierung über die Material-Disposition und Bestandsführung bis hin zur Rechnungsprüfung wurden entsprechend prozessoptimiert und vollständig in SAP abgebildet.

Michael Kazianschütz, MBA, MSc
Leiter der Stabsstelle Logistik am LKH-Univ. Klinikum Graz, auf die Frage nach den wesentlichsten Vorteilen der neuen SAP-Lösung für die Systemanwender

Die Kommissionierung wird heute entweder über herkömmliche Kommissionierlisten oder in ausgewählten Lagerbereichen durch Scannerunterstützung mobil durchgeführt. Die Stationsinventur erfolgt ebenfalls EDV-unterstützt und kann am System jederzeit nachvollzogen werden. Fremdhausbelieferungen werden je nach Trägerzugehörigkeit über Verkaufsprozesse oder Buchungskreisverrechnungen abgewickelt und durch den Einsatz von Schnittstellen zusätzlich optimiert.      

Als Umsetzungspartner für dieses durchaus anspruchsvolle IT-Projekt wurde mit CompuGroup Medical (CGM) ein etablierter SAP-Partner mit Spezialisierung auf das Gesundheitswesen gewählt. CGM brachte neben der branchenfokussierten Consultingkompetenz auch Logistik-Add-Ons mit ein, die auf SAP-Technologie individuell entwickelt wurden. CGM ist zertifiziertes Partner Center of Expertise für SAP ERP und SAP HANA.  

Neben punktgenauer Konzeption, professionellem Projektmanagement und sorgfältiger SAP-Implementierung lag bei einer derart weitreichenden Systemumstellung natürlich auch großes Augenmerk auf exakter Planung und Durchführung der erforderlichen Schulungsmaßnahmen. Im LKH-Univ. Klinikum Graz wurden über 1.000 Stationsuser in einem Zeitraum von sechs Wochen geschult. Parallel dazu fanden die Schulungen der Fachabteilungen in einem anderen KAGes-Haus statt. Diese organisatorische und logistische Herausforderung wurde, wie auch das Projekt im Gesamten, zu vollster Zufriedenheit gemeistert.

Mag. Bernhard Miksch
Gesamtprojektleiter CompuGroup Medical (CGM)

Kazianschütz hebt hervor:

Die mit maßgeblicher Unterstützung der KAGes IT (IAS6) erfolgreich gelungene Umstellung auf die SAP-Materialwirtschaft bildete insbesondere auch die Basis für ganz wesentliche spätere Logistikprojekte wie beispielsweise der Inbetriebnahme des Versorgungszentrums im Jahr 2015, das Thema Versorgungsassistenz inklusive Schrankverwaltung oder die Implementierung unseres Transportleitsystems.

Das Versorgungszentrum am LKH-Univ. Klinikum Graz beherbergt heute nahezu die gesamte Versorgung des Krankenhauses: Die Apotheke, das Zentral- und Lebensmittelmagazin, die Aufbereitungseinheit für Medizinprodukte (AEMP III), die Küche, das Bekleidungsmagazin, etc. Neben der Anlieferung diverser Gütergruppen über die Tunneleinfahrt direkt ins Versorgungszentrum, erfolgt ab hier auch der Warenausgang in die einzelnen Kliniken. Konkret betroffen ist dabei neben schon erwähnten Gütern die Speisenversorgung (cook & chill), Sterilgut oder die Wäscheauslieferung, sowie die Abfalltransporte. Nicht zuletzt ist auch die Post im Versorgungszentrum verortet. Das Versorgungszentrum ist Ausgangspunkt für den knapp 2km langen Logistiktunnel der Teil eines etwa 7km langen unterirdischen Tunnelsystems ist. Täglich werden etwa 3000 Logistikfahrten am Klinikum absolviert werden - um Patienten von A nach B zu bringen, um Speisen und Medikamente zuzustellen, wichtige medizinischtechnische Geräte zu transportieren. So stellt das Versorgungszentrum gewissermaßen das logistische Herz und der Logistiktunnel die unterirdische Lebensader des Grazer LKH dar.

Die wichtigsten Vorteile der SAP-Logistiklösung auf einen Blick:  

  • Integriertes System mit Datenfluss in Echtzeit
  • Gemeinsam genutzte Stammdaten
  • Standardisierte Kommissionier- und Beschaffungsprozesse
  • Minimierung der "Zettelwirtschaft" durch elektronische Materialanforderung mit Genehmigung
  • Verbesserte Kommunikation zwischen Stationen und Kommissionierern (aktueller Status der Materialanforderungen ist jederzeit ersichtlich)
  • Geringere Entwicklungs- und Wartungskosten durch ein zentrales IT-System
  • Durchgängige SAP-Technologie (Optimale Basis für die Zukunft mit SAP HANA)   
  • Schnittstellenminimierung
  • Auswertungsmöglichkeiten innerhalb SAP BW

Bildinhalt: Michael Kazianschütz, MBA, MSc,
  Leiter der Stabsstelle Logistik am LKH-Univ.
  Klinikum Graz (michael.kazianschuetz@klinikum-graz.at)
  erhielt 2017 den Leipziger Preis für Krankenhauslogistik
  für „Implementierung des Gesamtkonzepts
  LOGISTIK auf Basis des SCOR-Prozessmodells
  am LKH-Univ. Klinikum Graz“.
Bildrechte: Claudia Gehring

Bildinhalt: Mag. Bernhard Miksch
  ist langjähriger SAP-Berater im Gesundheitsumfeld
  und seit 2001 Teamleiter der SAP-Logistik-Consultants
  bei CGM Clinical Österreich (bernhard.miksch@cgm.com).
  Er war Hauptprojektleiter dieser SAP-Implementierung.
Bildrechte: CGM